Isikuandmete töötlemise põhimõtted

Isikuandmed

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Integratsiooni Sihtasutuses ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

NB! Alljärgnev teave ei hõlma juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega.

Isikuandmete töötlemise alused

Isikuandmete töötlemiseks peab isikuandmete kaitse määruse kohaselt olema õiguslik alus, mis on kas seaduse alusel või isiku nõusolekul. Isiku nõusolek peab vastama järgmistele nõuetele:

  • nõusolek on seotud kindla eesmärgiga;
  • ühel eesmärgil kogutud andmeid ei või uue nõusolekuta kasutada uuel eesmärgil;
  • nõusoleku olemasolu peab tõendama isikuandmete töötleja;
  • nõusoleku võib tagasi võtta.

Isikuandmete kaitse on meie jaoks oluline ning me juhindume isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse üldmäärusest ja avaliku teabe seadusest. Alljärgnevalt leiate informatsiooni selle kohta, milliseid isikuandmeid sihtasutus kogub, milleks neid kasutatakse ja millised on isiku õigused seoses tema andmete töötlemisega.

Isikuandmete töötlemine Integratsiooni Sihtasutuses

1. Integratsiooni Sihtasutuse veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:

  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress);
  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga;
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Külastuste kohta säilitatakse andmeid 26 kuud. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.

2. Kirjavahetus

Sihtasutus on riigi asutatud eraõiguslik juriidiline isik ning asutusse jõudvad selgitustaotlused, märgukirjad, teabenõuded ja muu kirjavahetus ei ole avalik. Kõik sihtasutusse saabunud pöördumised ja kirjad registreeritakse dokumendiregistris.

2.1 Üldine kirjavahetus

Töö käigus jõuab sihtasutusse ka isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad asutusse jõuda läbi kirjavahetuse. See on võimalik ka siis, kui isik on mõne menetluse osapool.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldiselt juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid nagu (e-)posti aadress või telefoninumber. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses. Juurepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid saada (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Sihtasutusele adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt dokumendiloetelus märgitule. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma isikuandmeteta.

2.2. Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue

Isikuandmeid (näiteks nimi, kontaktandmed, isikuga seotud probleemide kirjeldamine vms) sisaldavad kõik esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele või teistelt asutustelt sihtasutusele vastamiseks suunatud kiri).

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandalt isikult, avaldatakse isikuandmeid päringu tegemiseks vajalikus minimaalses mahus. Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse see vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitatakse saatjat.

2.3 Kaebus ja vaie

Ka kaebust või vaiet esitades peab arvestama, et mõnel juhul võivad kaebaja või vaide esitaja isikuandmed – eelkõige nimi ja kaebuse või vaide esitamise fakt, teatud juhtudel ka sisu – saada teatavaks kolmandatele isikutele.

Kirjavahetusele kehtib üldine juurdepääsupiirang: kui kolmas isik tahab kirjavahetusega tutvuda ja esitab selleks teabenõude, siis sihtasutus hindab, kas kaebuse või vaide (ja ka vastuse) osaline või täielik väljastamine kahjustab oluliselt kirjavahetusega seotud isiku eraelu puutumatust või sisaldab kaebus või vaie ja vastus sellele muud juurdepääsupiiranguga teavet. Juurdepääsupiirangu alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Kaebuses sisalduvaid isikuandmeid kasutatakse kaebuse lahendamiseks. Kui sellega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile rohkem isikuandmeid kui vastuse koostamiseks vaja.

Isikuga peetud kirjavahetust kasutab sihtasutus ka oma töö kvaliteedi hindamiseks ja statistika koostamiseks (seda võib teha ka volitatud töötleja). Selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse ilma isikuandmeteta.

Kui isik saadab sihtasutusele või volitatud töötlejatele kaebuse või vaide, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse kaebus või vaie sellele asutusele, teavitades sellest isikut viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul.

3. Kandideerimine sihtasutusse tööle või praktikale

Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave). Kandidaatide hindamisel võetakse aluseks isiku enda avaldatud info elulookirjelduses ning vajadusel võib koguda kandidaadi kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus tutvuda tema kohta kogutud teabega ning esitada omapoolsed selgitused ja vastuväited.

Sihtasutuses tutvuvad kandideerimisdokumentidega ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata, v.a isikutele, kellel on selleks seadusest tulenev õigus. Sihtasutus eeldab, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma kandidaadilt täiendavat luba küsimata.

Sihtasutuse ametikohale kandideerijate avaldused koos juurdekuuluvate dokumentidega säilitatakse üks aasta, seejärel tehakse seda vaid kandidaadi kirjalikul nõusolekul.

Sihtasutuse töötajate konkursikomisjoni protokolle, mis sisaldavad otsuseid näiteks kandidaadi järgmisesse vooru lubamise kohta, ametisse nimetamiseks esitamise kohta jne, säilitatakse vastavalt Integratsiooni Sihtasutuse dokumentide loetelule (mis kinnitatakse põhitegevuse käskkirjaga) 3 aastat.

4. Isikuandmete töötlemine nõustamises ja koolitustegevuses

Sihtasutus kogub isikuandmeid seoses nõustamise ja koolitustegevuse läbiviimise, õppetöö korraldamise ja õppetööga seotud info edastamisega, samuti koolituse läbimise ja osalemise kohta dokumentide väljastamisega. Andmete kogumise ja töötlemise aluseks on isiku nõusolek, täiskasvanute koolituse seadus, kodakondsuse seadusest ja muud asjakohased õigusaktid (nt Struktuuritoetuste seadus).

Sihtasutus haldab eesti keele õppe huviliste infosüsteemi (andmebaasi), millega seoses töödeldakse isikuandmeid eesti keele õppe ja nõustamise tegevuse korraldamise ja juhtimise ning teenustes ja tegevuses osalemise tõhustamiseks ja planeerimiseks.

Andmebaas koosneb sihtasutuse eesti keele majadesse nõustamisele või keeleõppe teenustesse ja tegevustesse pöörduvate elanike andmetest. Isikuandmetena kogutakse isikute üldandmeid (isikukood, ees- ja perekonnanimi, sugu), kontaktandmeid, andmeid hariduse, keelteoskuse, tööhõive, varasemate keeleõppe tegevuste, keeleõppe tegevustes osalemise võimaluste ja eesmärkide kohta.

Andmebaas võimaldab:

  • nõustamise ja keeleõppe teenuste ja tegevuste planeerimist;
  • keeleõppe- ja nõustamisrühmade komplekteerimist;
  • pidada ülevaadet isiku keeleõppe teenuste ja tegevuste osas ning pakkuda isikule tõhusama keeleõppe tegevuse tagamiseks sihistatud teenuseid ja tegevusi;
  • korraldada keeleõppe teenustesse ja tegevustesse suunamise, teavitamise ja dokumenteerimise teabevahetust.

Andmekogu vastutav töötleja on sihtasutus ja volitatud töötleja infosüsteemi lepingulised kasutajad.

Isikuandmeid säilitatakse vastavalt seadusele ja asutuses kehtestatud korrale. Isikuandmete, sealhulgas isikuandmeid sisaldavate dokumentide säilitamisel lähtutakse põhimõttest, et andmeid säilitatakse üksnes seni, kuni see on vajalik eesmärgi täitmiseks, milleks andmeid koguti, või seni, kuni andmete säilitamine on seadusest tulenevalt kohustuslik.

5. Isikuandmete töötlemine vabatahtlike kaasamises

Sihtasutus kogub isikuandmeid seoses keeleõppetegevustes osalevate vabatahtlike kaardistamisega. Andmete kogumise ja töötlemise aluseks on isiku nõusolek. Andmetena kogutakse isikute üldandmeid (ees- ja perekonnanimi, sugu, vanusegrupp), kontaktandmeid, andmeid huvide, oskuste ja harrastuste, keelteoskuse ning vabatahtlike keeleõppetegevustes osalemise kohta. Vabatahtlike andmekogus olevaid andmeid kasutatakse keeleõppe teenustesse ja tegevustesse toetavate vabatahtlike leidmiseks ning vabatahtlike tegevuste kohta statistika tegemiseks.

Andmekogu vastutav töötleja on sihtasutus ja volitatud töötleja infosüsteemi lepingulised kasutajad.

Isikuandmeid säilitatakse vastavalt seadusele ja asutuses kehtestatud korrale. Isikuandmete, sealhulgas isikuandmeid sisaldavate dokumentide säilitamisel lähtutakse põhimõttest, et andmeid säilitatakse üksnes seni, kuni see on vajalik eesmärgi täitmiseks, milleks andmeid koguti, või seni, kuni andmete säilitamine on seadusest tulenevalt kohustuslik.

6. Isikuandmete töötlemine kodanikupäeva viktoriini korraldamisel

Igal aastal novembris toimuva kodanikupäeva viktoriini lahendajate isikuandmeid kasutatakse võitjate (kõige enam punkte kogunud lahendajate) väljaselgitamiseks. Viktoriini lahendajate isikuandmeid säilitatakse 2 nädalat pärast viktoriini toimumist. Viktoriini võitjate nimed avaldatakse osalejatelt eraldi küsitud nõusoleku alusel sihtasutuse veebilehel.

Kõik juba toimunud viktoriinid on lahendamiseks samuti avatud. Osalejad saavad teate viktoriini lahendamisel kogutud punktisummast oma e-posti-aadressile. Juba toimunud viktoriinide lahendajate isikuandmeid me ei säilita.

7. Sihtasutus korraldab riigieelarveliste toetuste eraldamist

Sihtasutuses võimaldatakse taotleja dokumentidele juurdepääs töötajatele ja isikutele, kes on seotud konkursi otsustusprotsessiga. Näiteks edastatakse projektide hindamiseks komisjonide liikmetele projektitaotlused, mis sisaldavad projektiga seotud isikute andmeid. Isikuandmeid töödeldakse ainult seoses konkreetsete taotlustega sihtasutuse töökorrast lähtuvalt ning need ei kuulu avalikustamisele. Sihtasutus avalikustab vaid positiivse rahastamisotsuse saanud isiku nime, projekti nime ning toetuse summa.

Kui esitatakse sihtasutusele vaie toetuse eraldamise vaidlustamiseks, siis vaides sisalduvaid isikuandmeid kasutatakse ainult konkreetse vaidluse lahendamiseks. Kui sellega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile rohkem isikuandmeid kui vastuse koostamiseks vaja.

Muu konkursi (näiteks stipendiumikonkurss) korral ei kuulu samuti teave isiku osalemise kohta konkursil avalikustamisele, v.a positiivse otsuse korral.

8. Õigus enda andmetega tutvuda. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist, kustutamist.

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda, nõuda isikuandmete parandamist või täiendamist või oma andmete kustutamist ning võtta tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Selleks tuleb esitada taotlus isiku poolt digiallkirjastatuna, st isik peab olema tuvastatav. Võimalusel väljastatakse andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peab sihtasutus veenduma taotleja isikusamasuses. Taotlus jäetakse rahuldamata, kui selle rahuldamine võib:

  • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;
  • raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Sihtasutuse toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

9. Andmekaitsespetsialist

Kõigis küsimustes, mis on seotud isikuandmete töötlemisega sihtasutuses, saab vastuse sihtasutuse andmekaitsespetsialistilt aadressil andmekaitsespetsialist@integratsioon.ee